Transformation digitale : quels sont les impacts de la surcharge d’outils ?
« On ne pourrait pas trouver un outil pour ça ? » Qu’il s’agisse de sujets RH, IT, commerciaux ou managériaux, on vient à poser cette question pour combler un manque ou pour gagner en efficacité. Au prime abord, cette question peut paraître sans risque.
Cependant, à force de la répéter, on peut frôler alors le « solutionnisme technologique »[1]. Cette idéologie sociale, véritable biais de notre ère numérique, transforme chaque problème en sujet technique, auquel on apporte une solution technique, même quand le problème n’a pas été pleinement adressé aux personnes concernées. En d’autres termes, à force mettre en place logiciel sur logiciel, application sur application, on en oublie les problèmes de fond.
Un outil est un moyen de résoudre des problèmes, mais il n’est jamais une solution « miracle ». Alors quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’entreprise ? Comment éviter d'installer trop d'outils ?
#1 - Les impacts sur l’Humain
Derrière chaque nouvel outil, il peut y avoir 2 types de besoin…
- Le Besoin Interne, remonté par le Métier ou le Management
- Le Besoin Externe, remonté par le Client ou le Commercial ou le Marketing
…Et plusieurs parties prenantes :
- La direction et le management
- La chefferie de projet
- Les équipes techniques
- Les équipes métier
- Les ressources externes
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur ces personnes ?
- Le rejet et le désengagement
- La perte de cohésion
- Des difficultés à maintenir l’activité opérationnelle
- Le cloisonnement
- L’augmentation de risques psychosociaux
À quel moment, on se risque à imposer une surcharge ?
- Quand on ne prend pas le temps de questionner le besoin en fonction de l’émetteur
- Quand on n’étudie pas le temps, ni la capacité des utilisateurs finaux à prendre en main le nouvel outil
- Quand on traite toutes les demandes comme un besoin général
Pour éviter la surcharge, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qui sont les personnes concernées par l’outil : les décisionnaires, les sponsors, les ambassadeurs, les référents techniques, les référents métiers et surtout les utilisateurs finaux ?
- Depuis combien de temps est-ce que le besoin a été émis ?
- Le besoin qui a été remonté est-il un besoin général ou un cas particulier ?
- Le problème à résoudre soulève-t-il des sujets de fonds : défaut d’organisation, conflits, manque de compétences en interne, manque de moyens… ?
- Avez-vous suffisamment de personnes qualifiées pour mettre en place l’outil de bout en bout ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils été sollicités dans la validation du besoin ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils le niveau de compétences suffisant pour utiliser l’outil ?
- Des dispositifs d’accompagnement et/ou d’acculturation sont-ils à prévoir ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration complète d’un cahier des charges fonctionnel
- La validation d’une solution technique ou d’une solution managériale
- Une conduite du changement anticipée
- La réduction des frictions aux changements
- La réduction des risques psychosociaux
#2 - Les impacts sur l’Organisation
Dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil, il y a plusieurs sujets organisationnels à soulever :
- Les objectifs associés à la mise en place de l’outil et leur suivi
- Les moyens de suivi des avancées
- Le planning global et sa répartition de temps
- Les disponibilités des équipes
- Les contrats et les coûts financiers
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’organisation ?
- Le cloisonnement
- Les retards
- La perte de visibilité sur les avancées
- La perte de visibilité sur les dépenses et les surcoûts
- La multiplication des contrats et/ou les litiges fournisseurs
- Le manque de fluidité dans la communication interne voire une absence de communication interne
À quel moment, on se risque à surcharger l’organisation ?
- Quand on n’a pas clarifié et formalisé les objectifs associés à l’outil
- Quand on n’a pas défini de suivi de projet : moyens de suivi, communication interne, critères de réussite, points d’attention, gouvernance, rôle…
- Quand on n’a pas planifié les actions de mise en place
- Quand on n’a pas estimé avec les équipes concernées le temps nécessaire pour aboutir chaque action
- Quand on n’a pas validé les disponibilités des équipes
- Quand on n’a pas analysé le référentiel d’outils existant
- Quand on n’a pas passé en revue les contrats fournisseurs actuels
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qu’est-ce que vous attendez du nouvel outil ?
- Avez-vous un budget clair ? Savez-vous réaliser un budget pour un projet informatique ?
- Comment allez-vous suivre et communiquer sur les avancées de la mise en place ?
- Quelles sont les échéances du projet ? Un planning a-t-il été fait ?
- Combien de temps faut-il aux équipes, aux fournisseurs pour délivrer leurs tâches ?
- Les équipes ont-elles d’autres projets en parallèle ? Sont-elles disponibles ?
- A-t-on déjà un outil similaire ? Qu’est-ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas avec cet outil ?
- A-t-on des contrats à résilier ? Quels sont les délais ? Les coûts de résiliation ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration de la gestion de projet : planning, charges, coûts, gouvernance…
- La définition de la stratégie de communication interne
- Des équipes peu voire pas immobilisées pour leurs autres activités
- Une orientation projet plus cohérente : maintien de la mise en place d’un nouvel outil ou commande de développement spécifique pour un outil existant ou amélioration de l’existant
- Un budget plus maîtrisé, plus transparent
- Une maîtrise des coûts : pas de doublon, pas de litige de contrat, des délais de résiliation anticipés…
#3 - Les impacts techniques
L’environnement technique de l’entreprise regroupe plusieurs périmètres :
- L’équipe technique
- Le matériel informatique et/ou le système d’information
- Les logiciels existants et la gestion des données
- La maintenance
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’environnement technique ?
- Des retards
- Augmentation de la dette technique
- Incompatibilité des logiciels et/ou du système d’information
- Perte de visibilité sur l’inventaire des logiciels existants
- Augmentation des risques de sécurité
- Perte de données
- Surcoût de maintenance et de support
À quel moment, on se risque à surcharger l’environnement technique ?
- Quand on multiplie les anciennes versions de logiciel ou d’application
- Quand on choisit un outil sans valider s’il est compatible avec l’existant
- Quand on ne tient pas à un jour son inventaire d’outils
- Quand on n’intègre pas de critères de sécurité dans le choix et le paramétrage de l’outil
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans les études de faisabilité et/ou analyse de risque
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans l’estimation des temps
- Quand on n’a pas de référentiel de données ni de programmes de reprise de données
- Quand on n’a pas anticipé les charges de maintenance (temps et coût) ou qu’on a omis la maintenance
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Les équipes techniques sont-elles disponibles ?
- Les technologies requises sont-elles maîtrisées ?
- Quels sont les outils existants ? En avons-nous besoin pour le nouvel outil ?
- Les outils existants sont-ils tous à jour ?
- Est-ce que l’outil choisi est compatible avec les outils existants ?
- La mise en place d’un nouvel outil nécessite-t-elle une montée en version ?
- Quel est le niveau de sécurité du nouvel outil ?
- Quelles sont les contraintes de sécurité à appliquer au nouvel outil ?
- Quelles sont les données à intégrer dans le nouvel outil ? Où sont ces données ? Qui est en mesure de les intégrer ?
- A-t-on prévu le support du nouvel outil ?
- Des évolutions sont-elles à prévoir ?
- La maintenance a-t-elle été intégrée au budget ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Un cahier des charges technique réaliste
- Un planning de mise en œuvre détaillé
- La validation technique de l’outil
- La mise en place de bonnes pratiques de sécurité
- Le maintien de la continuité d’activité
- La maîtrise des coûts
Un trop grand nombre d’outils, loin de valoriser le caractère innovant d’une organisation, surcharge surtout les équipes et l’environnement nécessaire à son bon fonctionnement.
Si le sujet n’est pas résolu assez tôt, cela impact très fortement l’Humain, l’Organisation et l’Environnement technique. Un nouvel outil révèle souvent des problématiques de fonds. Si celles-ci ne sont pas résolues avant la mise en place, on ne fait que répliquer voire renforcer des problèmes managériaux, dans les processus de la solution technique.
Ce qui entraîne :
- des retards ;
- une perte de visibilité ;
- des surcoûts et des litiges contractuels ;
- des limites techniques difficiles à maintenir ;
- du désengagement des équipes.
Face à la surcharge d’outil, il y a un ensemble de questions à se poser en amont de la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application. Ces questions peuvent paraître un peu lourdes et chronophages mais elles ont le méritent de :
- Rassembler tous les acteurs concernés par la mise en place
- Consolider une vision commune
- Clarifier les objectifs et les problèmes de fond
- Résoudre ces problèmes de fond
- Structurer la gestion de projet
- Maîtriser les investissements financiers
- Miser sur l’amélioration et la consolidatio
[1] Idéologie sociologique définie et démontée par le chercheur et auteur Evgeny Morozov
Willa, l'association qui donne aux femmes le pouvoir d'entreprendre
Cette semaine, nous avons sorti l’article « Comment attirer et retenir plus de talents féminins dans les secteurs Tech ? ».
Pour répondre à ce sujet, pendant plusieurs mois, nous avons recueilli les témoignages d’une vingtaine de professionnelles et étudiantes ainsi que plusieurs organisations engagées dans la diversité et l’inclusion telles que Ada Tech School, Les Codeuses, Willa, Girls Can Code, Motiv’Her
En plus de l’article, retrouvez les interviews complètes de :
- Salomée David-Baousson, Brand Content Manager chez Ada Tech School
- Aurore Pavan, Fondatrice de l’Agence Les Codeuses
- Flore Egnell, Déléguée Générale chez Willa
- Clarisse Blanco et Mélanie Tchéou, Membres de Girls Can Code
- L’équipe Motiv’Her
Découvrez l’interview de Flore Egnell, Déléguée Générale de Willa
Willa est un accélérateur d’entreprise qui oeuvre à plus de diversité et d’inclusivité dans les écosystèmes startup. Chaque année, l’équipe Willa accompagne des entrepreneur-e-s à lancer, accélérer ou développer leurs projets. L’ensemble de leurs programmes sont réservés aux projets qui ont au moins 1 femme dans leur équipe dirigeante, avec un réel rôle de décisionnaire.
#1 Pouvez-vous présenter Willa et ses actions ?
Willa œuvre depuis 16 ans pour accélérer la mixité dans l’entrepreneuriat en donnant aux femmes le pouvoir d’entreprendre. L’association accompagne plus de 70 startups fondées ou co-fondées par une femme par an et plus de 200 femmes via des bootcamps pour passer de l’idée à l’action par an. Nous avons ainsi plusieurs champs d’actions :
1. Accompagnement avec des programmes d’accompagnement pour des projets de la phase de l’idée jusqu’aux 3 premières années d’activité ;
2. Sensibilisation avec des plaidoyers et des événements de sensibilisation aux côtés de partenaires engagés et de collectivités locales impliquées dans les sujets d’inclusion et de diversité ;
3. Création et mise en lumière de rôles modèles accessibles avec la mise en avant d’entrepreneures et de startups fondées ou co-fondées par des femmes, dans les médias et événements de l’écosystème ;
4. Vulgarisation et démocratisation des codes l’entrepreneuriat avec des ateliers ouverts à tou.te.s et des événements pour donner à toutes les clés pour entreprendre et encourager les femmes de tous les horizons à se lancer ;
5. Déconstruction de biais de genre et de clichés sur l’entrepreneuriat, au travers de l’ensemble de ces actions.
#2 Pourquoi avoir créé Willa ?
Pour accélérer la mixité et la diversité dans le secteur de l’innovation et la Tech. L’association a été créée en 2005 pour lutter contre les biais de genre profondément ancrés dans la société et réduire les inégalités liées au genre dans l’entrepreneuriat. Aujourd’hui, WILLA élargit le spectre de ses actions et souhaite faire émerger de nouveaux profils pour créer et façonner le monde de demain : des femmes de tout âge et de tout horizons, pour refléter la société d’aujourd’hui et créer celle de demain.
#3 Bien qu’on fasse complètement partie de l’histoire de l’informatique, qu’est-ce qui fait qu’on soit aujourd’hui si peu de femmes dans ce secteur ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer le manque de représentation des femmes dans le secteur de l’informatique :
1. La minimisation de la participation des femmes aux découvertes scientifiques et avancées dans le secteur de l’informatique, qui a conduit à un cruel manque de rôles modèles : les femmes ne s’identifient plus naturellement à ce secteur ;
2. Les biais de genre conscients et inconscients structurellement intégrés depuis l’enfance : les femmes doivent s’orienter vers des sciences douces (dites molles) et les hommes vers des sciences dures, comme l’informatique. Peu de femmes dans ces secteurs en font un milieu « hostile » pour les femmes ;
3. Un sexisme et une discrimination davantage présents dans ces secteurs, les rendant moins accessibles et attractifs pour les femmes.
#4 À quelles difficultés les femmes font-elles face dans leur parcours ?
Comme les hommes, les femmes se heurtent aux attentes liées à leur genre, qui malheureusement deviennent plus souvent des difficultés que pour leurs homologues masculins.
1. Le sexisme et les discriminations liées au genre, le harcèlement : altération de la confiance en soi, syndrome de l’imposteur, dépense d’une énergie à affirmer leur légitimité, qui pourrait être investie dans leur projet de carrière ;
2. La dévalorisation financière de leur travail, manque de confiance en leur compétences, plafond de verre, difficultés à lever des fonds… ;
3. La maternité : difficultés physiques et organisation du temps, idées reçues de l’entourage et pression sociale.
#5 Selon vous, qu’est-ce qu’il faudrait faire pour motiver davantage les femmes à rejoindre des filières Tech et à y rester ?
Il faut inspirer et donner de la motivation aux femmes qui souhaitent s’engager dans ces filières, car elles y ont tout à fait leur place. Il ne faut plus minimiser leur présence dans ces secteurs et il faut valoriser le travail des femmes dans la tech, pour créer des rôles modèles inspirants pour les générations en poste et celles à venir.
Pour changer les choses profondément, il faut donner envie aux jeunes filles et jeunes femmes de se saisir des enjeux de la tech dès le secondaire. Cela passe par l’éducation dès la petite enfance, puis par une sensibilisation dès l’enseignement primaire et et encore davantage encore au moment de leur choix d’orientation dans le secondaire.
#6 Quelles sont les mesures concrètes que les entreprises devraient mettre en place pour lutter contre le sexisme ?
La première choses qu’elles peuvent faire, c’est mesurer le degré de diversité et de mixité de leurs équipes, pour en analyser ensuite les potentielles retombées. L’état des lieux, c’est la première étape pour prendre conscience des enjeux de mixité et mettre en place une politique inclusive adaptée, en matière de recrutement notamment.
Elles peuvent ensuite mettre en place un recrutement inclusif : fixer des quotas à l’embauche, avoir des fiches de poste et une diffusion inclusives dans les termes utilisés dans la rédaction et les représentations sur les photos, définir un processus inclusif de recrutement… Par exemple, veiller à ce que les candidat.e.s rencontrent autant d’hommes que de femmes aux différentes étapes de recrutement.
Enfin, une fois les équipes en poste, il est important de favoriser l’égalité au sein des équipes avec des barèmes sur les salaires, des actions de sensibilisation et formation des équipes et la valorisation de rôles modèles et de bonnes pratiques.
RGPD et Données RH : Que peut-on faire ? Ne pas faire ? Que devons-nous faire ?
Au sein de l’entreprise, nous avons tendance à oublier qu’un·e employé·e est un·e internaute comme les autres, principalement parce que plusieurs de leurs données personnelles sont essentielles à la gestion de leur carrière :
– leur identité : CNI, Passeport, Carte vitale, Prénom, Nom, Photos… ;
– leur finance : salaire, RIB, situation fiscale, notes de frais… ;
– leur localisation : adresse personnelle, trajet de leur véhicule de fonction, déplacements défrayés… ;
– leurs échanges : messagerie instantanée, conversation téléphonique, e-mail… ;
– leurs actions : livrables, temps de travail (pointage), géolocalisation, rendez-vous (agenda partagé), absences (arrêts, congés etc.) …
Même si ces informations sont communes à la gestion de l’entreprise, le RGPD régule aussi la collecte et le traitement des données sur les employé·e·s, et ce, au même titre que tous les citoyen·ne·s européen·ne·s. Eux aussi peuvent exercer leurs droits de réclamer transparence, consentement et réversibilité du traitement de leurs données professionnelles.
Dans un contexte de transformation digitale, la mise en place d’une politique RGPD claire et transparente, quant à la protection des données des employé·e·s, peut renforcer la confiance envers les nouveaux usages numériques.
Voici les principales actions à passer en revue pour exploiter les données RH de vos salariés tout en respectant le RGPD :
Ce qu’on peut faire
Garantir l’enregistrement et la journalisation des actions effectuées sur les données RH
Ce qu’on ne peut pas faire
- Demander des documents et données sociales des candidats avant la signature de leur contrat d’embauche
- Demander et collecter des informations extraprofessionnelles : famille, opinions politiques, appartenance syndicale, origine ethnique, religion…
- Permettre la collecte des données RH à tout dispositif qui n’a pas été communiqué aux Employés et aux Candidats
Ce qu’on doit faire
- Transmettre, à la demande des candidats et des employés, une copie des données stockées les concernant
- Limiter les outils à la collecte et aux traitements des données strictement utiles à la gestion administrative du personnel, l’organisation du travail et l’action sociale
- Mettre en place des habilitations d’accès aux données :
- Recruteurs : Accès aux données des candidats
- Administration : Accès aux données sociales/comptables des employés
- Gestion du personnel : Accès à toutes les données des employés
- Supérieurs hiérarchiques : Accès strictement limité à l’exercice de leur fonctions (statistiques, évaluations, dépenses…)
- Délégués du personnel : Accès aux données du Registre unique du personnel
- CSE / Syndicat : Accès sur autorisation de l’employeur avec le consentement des employés (qui peuvent s’opposer à tout moment, à toute communication avec ces instances)
- Expliciter aux Candidats le caractère obligatoire ou facultatif des réponses à fournir lors d’un recrutement, ainsi que les conséquences réelles et factuelles en cas de non-réponse
- Demander aux Candidats l’autorisation de conserver ses données
- Limiter à 2 ans la conservation des données Candidats
- Limiter la conservation des données Employés à 5 ans après son départ
À lire en complèment
Diversité en entreprise : comment agir contre les discriminations raciales ?
Votre employé·e, ou votre collègue racisé·e, n’en parle certainement pas mais il-elle est probablement touché·e par des faits d’actualités qui atteignent négativement ses origines et sa culture.
Ces événements sont susceptibles de faire écho à des violences subies depuis plusieurs années au sein même de votre entreprise , dans sa vie privée. Ils/elles n’en parlent pas, car ils/elles craignent de subir des représailles et de perdre leur emploi.
La diversité, l’inclusion en entreprise, se reposent sur plusieurs piliers de tolérance, où les actions de l’entreprise doivent permettre aux personnes concernées de ne pas se sentir stigmatisées :
- Les identités de genre
- Les orientations amoureuses
- L’âge
- L’origine sociale
- La condition physique
- L’appartenance éthnique
- Les croyances religieuses
L’article qui va suivre rassemble un ensemble de ressources (non-exhaustives) pour mettre en place des politiques de diversité et d’inclusion, sincères et concrètes.
Comment identifier et corriger les biais discriminants et favoriser la diversité en entreprise ?
Avant de corriger, il y a avant tout un travail de prise de recul à réaliser. La question « raciale » reste encore un sujet tendu et complexe à aborder en entreprise, et ce, pour des raisons multiples :
- la peur du badbuzz et de perdre des clients ;
- la peur du conflit ;
- le refus de politiser des discours de marques ;
- le refus de parler ouvertement de « race » et de différences culturelles ;
- le manque d’informations et de ressources ;
- dans les cas les plus obscurs, l’indifférence ou une volonté véritable de discriminer…
Pourtant, ce tabou autour de la diversité ethnique vaudrait la peine d’être levé. En effet, il ouvrirait le dialogue sur les biais décisionnels qu’un manque de diversité entraîne avec pour conséquences des opportunités d’innovation plus limitées, des talents qui préféreront rejoindre des entreprises plus inclusives ou encore des clients susceptibles de privilégier des entreprises qui les représentent davantage.
D’après l’Étude McKinsey 2017 “Why diversity matters” ces biais décisionnels réduisent la capacité d’innover et de répondre aux besoins des populations dans leur globalité. Les entreprises qui intègrent la diversité sont 33% plus susceptibles d’avoir des résultats financiers supérieurs à la moyenne. Quant au recrutement, 55% des employés considèrent l’engagement social d’une entreprise comme un critère plus important que le salaire, selon une étude de l’agence Cone Communications. Cette statistique monte à 76 % chez les Millennials.
Mahzarin R. Banaji, professeure en Social Psychology à l’Université d’Harvard, a créé un outil appelé le « Test d’Associations Implicite (TAI) ». Ce test a pour objectif d’identifier les stéréotypes inconscients que nous pouvons avoir sur la base des questions de Genre, de Religion et d’Ethnicité.
Dans son dossier « Nous sommes tous biaisés », Welcome to the Jungle propose des articles courts afin de passer en revue plusieurs biais cognitifs qui affectent les décisions RH, et quelques solutions pour y remédier :
Comment lutter contre la discrimination à l’embauche et le harcèlement discriminatoire au travail ?
#1- Se rappeler que la discrimination a plusieurs formes
Le Défenseur des Droits met à disposition des entreprises et des employés un certain nombre de ressources pour identifier et contrer les discriminations à l’embauche :
- Guide pour un recrutement sans discrimination
- Fiche sur le harcèlement discriminatoire
- Déconstruire des stéréotypes et préjugés
- Rédiger une offre d’emploi sans discriminer
#2 – Se faire accompagner
- Le cabinet Mozaïk œuvre depuis 2008 à accompagner les entreprises vers un recrutement plus divers et inclusif : https://mozaikrh.com/
- Marie Dasylva, fondatrice de l’agence Nkali Works, accompagne les personnes minorisées, à se défendre et à saisir les personnes référentes quand ils/elles sont victimes de discrimination : https://www.linkedin.com/in/marie-dasylva/
Comment rebondir intelligemment et de manière pertinente aux faits d’actualités autour des luttes antiracistes ?
Pour engager une campagne antiraciste, il y a plusieurs sujets à éclaircir pour limiter le bad buzz, le délit d’opportunisme et les promesses employeur non-tenues :
- Être en mesure d’aligner image de marque, marque employeur, discours et conditions de travail : Le cas de la marque Anthropologie en est un « bon » exemple.
- Questionner la place et le nombre de personnes racisées au sein de l’entreprise : Le cabinet Mixity permet la réalisation, en toute légalité, d’un audit indépendant de cartographie de la diversité en produisant des données. Ces dernières n’ont pas vocation à être diffusées au public, mais à donner des indicateurs en interne, qui doivent mener à des plans d’action.
- Questionner sa communication externe, ses discours, ses images et ses symboles : Le cabinet Accordia propose des ateliers, formations et des outils ludiques pour accompagner les entreprises à questionner ses biais discriminants pour intégrer plus de diversité dans ses enjeux business.
- Prévoir des actions concrètes à maintenir dans le temps : Les engagements et les actions contre le racisme ne sont pas des tendances. Pour que les messages restent authentiques, chaque campagne en soutien à une cause, doit générer des actions pérennes pour ne pas tomber dans les travers du «Washing»
Quelques exemples d’actions entreprises par des grandes marques :
- Pull up for change, mouvement lancé par Sharon Chuter, fondatrice et PDG de Uoma Beauty, qui vise à rendre public les statistiques éthniques, et les actions engagée par les entreprises contre le racisme
- Stop talking, ACT, autour du mouvement Black Lives Matter, par Amélie Ebongué, experte en Social Media, autrice de « Génération TikTok : Un nouvel eldorado pour les marques »
Cet article est loin d’être exhaustif, et on espère qu’il vous aidera à identifier des axes d’amélioration pour que la diversité en entreprise devienne une norme.



