Cadrer un projet informatique, c’est résoudre la fameuse équation : besoin + budget + temps.
Même quand on a la maîtrise de son métier, de sa stratégie d’entreprise, on n’a pas toujours la totale maîtrise de l’environnement numérique qui gravitent autour.
Qu’il s’agisse d’implémenter un CRM flambant neuf pour l’équipe commerciale, ou de revoir entièrement la gestion des stocks, c’est cette désharmonie entre le métier, la stratégie, et l’informatique qui pêche à la mise en place de nouveaux besoins informatiques.
Que vous pilotiez un projet informatique à Quimper, que vous soyez une PME innovante du Finistère, ou une entreprise informatique active partout en Bretagne, la Cool Team vous partage ses méthodes et retours d’expérience pour mener un projet de A à Z, sans vous faire de cheveux blancs.
Un projet informatique, c’est quoi ?
- La mise en place d’une nouvelle approche de l’informatique ;
- L’ajout de nouvelles fonctionnalités sur des logiciels qu’on a déjà ;
- La mise en arrêt d’un logiciel vieillissant ;
- La création de A à Z, d’un logiciel en interne
Tous ces projets, pour réussir, doivent mobiliser autant les personnes du métier, de l’informatique, des finances, que de la direction. En clair : un projet informatique est presque toujours un projet collectif. Et sans cadrage, les conséquences peuvent être nombreuses : dépassement du budget, immobilisation de l’entreprise, retard, obsolescence des technologies…
Projet informatique : quelles sont les étapes ?
Au sein de notre agence Cool IT à Quimper, on applique toujours la même méthodologie. Simple, mais terriblement efficace. Et cette méthodologie se traduit par une feuille de route claire et collaborative (que vous pourrez télécharger à la fin de cet article).
Réussir son projet informatique : les clés
Voici les étapes essentielles
1. Identifier les parties prenantes au projet
Informatique, métier, direction, utilisateurs finaux… On embarque tout le monde dès le début.
Pourquoi ? Parce que même la personne “qui ne touchera jamais l’outil” connaît souvent une nuance métier que personne n’avait anticipée.
2. Prioriser les jalons
Une fois les personnes réunies autour d’une table, il est temps de prioriser les jalons en fonction des délais, du niveau d’infos et/ou de compétences de chacun, de la faisabilité… Pour cela, la matrice d’Eisenhower peut-être un outil intéressant à utiliser.
3. Découper et formaliser
On découpe les tâches, et on les rédige clairement (chez Cool IT, avec un combo Trello-Excel) afin d’avoir une visibilité globale. Pour cela, on vous conseille de reprendre le concept marketing des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Cela vous permettra de comprendre si votre deadline est réaliste … ou complètement fantasmée.
4. Et enfin, estimer les coûts
Matériel, licences, temps de travail, prestations externes, tests… Les coûts se cachent partout. En informatique, il est important de ne pas les sous-estimer. Un budget clair est toujours une base solide pour un projet informatique serein.
Super, vous avez désormais votre feuille de route pour mener à bien votre projet informatique ! Chez Cool IT, on aime aller encore plus loin, car on sait qu’un projet se réussi aussi dans les détails, les routines et la communication (ou l’esprit d’équipe, c’est la même chose).
Nous avons intégré dans notre méthodologies plusieurs bonnes pratiques, allant au-delà de la planification pure.
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Cool tips spécial projet informatique :
Chaque Cool Kit est composé de questions thématiques qui vous guident pas à pas pour identifier les défis et opportunités liés à vos outils numériques. De quoi gagner du temps et de l’assurance dans vos projets internes.
- Impliquer tout le monde : Oui, même cet utilisateur qui ne se servira pas de l’outil mais qui connait l’organisation du travail, que régit l’outil, comme sa poche
- Communiquer régulièrement : Sur les avancées du projet, les blocages, les jalons validés. Un projet silencieux est rarement un projet sain
- Gestion des risques : La gestion des risques est prévisionnelle, et évolue au fur et à mesure des jalons. On les anticipe notamment grâce à l’élaboration d’une matrice des risques. C’est simple, visuel et rassurant.
- Flexibilité et adaptation : À tout moment du projet, et avec toutes les parties prenantes, internes comme externes. L’agilité n’est pas qu’un mot à la mode, c’est surtout une nécessité en informatique pour éviter les retards et les conflits.
- S’approprier les méthodes : Chez Cool IT, on travaille avec la méthode Scrum (sprints courts, feedbacks réguliers, ajustements rapides). On l’a un peu pimpé pour qu’elle s’adapte davantage à la culture du Cool : on n’estime pas à la virgule près, et surtout, on a réduit le nombre et les durées des rituels Scrum.
- Documenter chaque étape : Via la réalisation de tutoriels, de comptes-rendus ou encore, de guides internes, à partager à l’ensemble des parties prenantes, pour encore plus d’efficacité dans les projets futur
Comment bien gérer un projet informatique : conclusion
Un projet informatique bien mené, c’est un mélange de structure, d’anticipation et d’intelligence collective. Et pour vous aider à poser tout ça de manière claire et opérationnelle, on vous a préparé LA feuille de route d’un projet informatique : un Cool Kit complet, prêt à l’emploi, à télécharger gratuitement.
Ça se passe sur Cool Kit, notre bibliothèques d’outils informatiques gratuits.
Il vous est également possible de créer un compte ou de vous inscrire à la newsletter, pour recevoir en avant-première, l’accès à nos derniers outils.
Le cadrage, façon Cool IT
« Cool IT nous a accompagné dans le pilotage d’un projet très ambitieux de MaaS pour Nantes Métropole. Dans un contexte complexe, avec de nombreuses parties prenantes et un risque projet élevé, ils ont su rapidement prendre leurs marques pour nous aider à structurer et fluidifier la relation avec le client. »
Cyrille Courtière – Fondateur Klaxit
Pour aller plus loin, découvrez le projet mené avec Klaxit, Blabla Car et Nantes Métropole !
Alors, prêt à vous lancer ?
La Cool Team vous accompagne dans votre
projet informatique
FAQ
1️⃣ Pourquoi la plupart des projets informatiques échouent-ils ?
On sous estime beaucoup le cadrage et la planification en amont du projet, et c’est bien souvent la cause des échecs. Bien cadrer un projet informatique, c’est fixer des objectifs clairs, définir une gouvernance, identifier ses parties prenantes, anticiper les risques et les contraintes, définir ses méthodes et communiquer de manière constante.
2️⃣ Combien de temps faut-il pour cadrer un projet informatique ?
Tout dépend de la taille, de la complexité et de l’importance du projet (aka, les conséquences en cas d’échecs ou les bénéfices si réussite). Généralement, on estime qu’un cadrage complet se fait entre 2 à 6 semaines. Cela peut paraitre long, mais un bon cadrage, c’est avant tout un investissement : un cadrage bâclé coûte en moyenne 3 à 5 fois plus cher à corriger en cours de projet.
3️⃣ Je veux externaliser le cadrage de mon projet informatique. Comment m’y prendre ?
Externaliser le cadrage d’un projet informatique présente de nombreux avantages, notamment la neutralité du regard extérieur et l’expertise méthodologique. Pour choisir le bon prestataire, privilégiez un acteur de proximité capable de se déplacer dans vos locaux, d’échanger directement avec vos équipes et de comprendre votre organisation de l’intérieur. Cool IT peut vous accompagner dans cette démarche ! Contactez-nous 🙂
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