Que cache vraiment un devis d’agence informatique ? aka « L’informatique, c’est trop cher ! »

Faire appel à un prestataire extérieur, comme Cool IT, c’est faire un choix stratégique qui permet aux entreprises d’accélérer un projet important, combler un manque de compétences, ou assurer un projet qui ne justifie pas une création de poste. En gros, soit vous avez suffisamment de budget et de projets pour embaucher des talents en interne, soit vous faites appel à des experts comme nous pour des projets spécifiques, avec un périmètre et un budget délimités.

L’informatique, c’est un peu comme une course de fond, pas un sprint Aka « Pourquoi ça prend toujours si longtemps ?! »

L’informatique, c’est un domaine qui évolue à la vitesse de la lumière. Entre les nouvelles technologies, les approches qui changent, et la sécurité à bétonner, il y a toujours de la recherche (R&D) à effectuer avant de lancer tout projet.

La communication dans l’informatique, un art qui mérite d’être affiné ! aka « Avec vous, c’est jamais clair ! »

On le sait, l’informatique a son propre langage. Chez Cool IT, on préfère une approche simple, sans jargon technique, parce qu’on croit à la transparence. Malheureusement, cette approche de l’accompagnement n’est pas apprise dans tous les formations informatiques, ni généralisée dans toutes les entreprises numériques.

L’informatique, c’est comme un coffre-fort : il faut des garanties de sécurité aka « Comment je peux être sûr que c’est safe d’externaliser ? »

On va se le dire tout de suite : en informatique, que ce soit en interne ou en externe, le risque zéro n’existe pas. Si les technologies avancent et se renouvellent vite, les cyber risques aussi.

Les sujets de sécurité peuvent paraître lourd et coûteux, mais en prenant le réflexe de questionner vos prestataires et vos équipes, vous pouvez transformer cette expérience en un véritable atout pour votre entreprise, et ce, par des habitudes simples :

 

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L’article Pourquoi l’informatique c’est si compliqué ? est apparu en premier sur Cool IT.

L’intelligence artificielle est sur toutes les lèvres. Qu’il s’agisse de prédictions apocalyptiques ou de promesses de révolutions technologiques : l’IA fascine autant qu’elle inquiète. Les spéculations sur ces IA super-intelligentes, autonomes et capables de remplacer l’Humain sont au cœur de tous les talk-show, de tous les argumentaires journalistiques, de tous les débats en repas de famille.

On nous demande souvent de prendre position sur le sujet d’ailleurs, et on admet que l’exercice n’est pas facile pour nous. Vous commencez à nous connaître, chez Cool IT, c’est toujours « ni oui ni non ». On en a déjà parlé sous le prisme de la cybersécurité et de la vulgarisation de jargon.

Cependant, il semblerait que vous attendiez plus de ressources de notre part pour rassurer tonton José persuadé que « L’IA va nous détruire », ou contenir Sadia du marketing convaincu que « Si on s’y met pas, on est mort ! », sans trop savoir ce que votre entreprise pourrait faire avec.

Pour répondre à José comme à Sadia, nous souhaitons vous apporter un éclairage factuel au cours d’un voyage à travers l’histoire de l’IA, depuis ses origines mythologiques jusqu’à ses développements contemporains. Nous allons vous donner des bases de réflexion pour vous aider à comprendre ce qu’est l’IA, ce que vous pouvez en faire, ce que vous faites déjà !

Sommaire

#1 – Une histoire millénaire : l’IA avant l’IA
#2 – La naissance de l’IA moderne : un croisement inattendu
#3 – L’IA, carrefour de disciplines
#4 – L’IA au quotidien depuis le Web 2.0

#1 – Une histoire millénaire : l’IA avant l’IA

Bien que le terme « Intelligence Artificielle » n’ait fait son apparition qu’en 1950, son concept existait déjà dans l’inconscient humain depuis des décennies. Légendes des hommes mécaniques d’Héron d’Alexandrie, ou les récits mythologiques comme Talos, automate de bronze construit par Héphaïstos, témoignent déjà de la fascination humaine pour la création d’entités autonomes.

Adrienne Mayor, chercheuse à l’université Stanford, explique dans son ouvrage Gods and Robots que des automates apparaissent même dans des textes classiques tels que l’Iliade. Depuis la nuit des temps, l’Humain n’a eu de cesse de poursuivre cette chimère qu’est la création d’une entité intelligente, qui serait son égale. Jusqu’au jour où, par accident, cette entité s’est révélée possible.

« Au fil de l’Iliade, on rencontre de nombreux automates, des objets qui agissent d’eux-mêmes. Par exemple, les navires des Phéaciens se pilotent de manière autonome, des trépieds se meuvent pour servir le vin aux dieux de l’Olympe, des soufflets automatiques aident Héphaïstos dans son travail métallurgique. Ce dieu s’est même fabriqué un groupe de robots-servantes taillés dans de l’or »

Adrienne Mayorn, « Gods and Robots : Myths, Machines, and Ancient Dreams of Technology » (2028), Princeton University Press

 

#2- La naissance de l’IA moderne : un croisement inattendu, de la simulation à l’apprentissage

L’émergence de l’IA telle que nous la connaissons aujourd’hui n’était pas prédestinée, mais résulte d’une série de découvertes fortuites.

On remonte le temps ! Nous voilà en 1940. Norbert Wiener, chercheur en mathématiques appliquées, travaille sur divers projets militaires en plein cœur de la Seconde Guerre mondiale. L’un de ses travaux porte sur la création d’un nouveau système de défense contre les aéronefs, système pouvant prévoir la trajectoire d’un avion pris pour cible, en modélisant le comportement du pilote. Ce travail révéla l’ignorance de l’époque sur le fonctionnement du cerveau humain et aboutit à la découverte révolutionnaire du neurone.

Simultanément, le mathématicien et cryptologue Alan Turing travaille secrètement avec son équipe sur l’opération Ultra. Projet qui visait à créer une machine permettant de décrypter les communications allemandes émises par les machines Enigma (d’ailleurs, on vous conseille fortement le film « The Imitation Game » qui retrace à merveille cette histoire incroyable). Cette machine appelée « Bombe » n’est rien d’autre que l’ancêtre de l’ordinateur.

Sans lien apparent, ces deux découvertes vont fusionner sous la houlette des neurologues Warren McCulloch et Walter Pitts. Ces derniers se lancent dans un projet de modélisation du neurone humain via des systèmes mathématiques. C’est la naissance du « neurone formel », embryon de l’IA.

Structure d’un neurone biologique vs artificiel

En 1951, Marvin Minsky créa le SNARC, un simulateur de réseau neuronal capable de reproduire le comportement d’un rat apprenant à se déplacer dans un labyrinthe. Cinq ans plus tard, le programme Perceptron fut mis au point, permettant à une machine d’apprendre à distinguer des éléments visuels. Il semble désormais possible d’éduquer la machine grâce à la programmation informatique.

Avancées technologiques de guerre, neuroscience et informatique nourrissent au fur et à mesure ce qui deviendra l’IA en tant que domaine scientifique à part entière. Ses fondements s’officialisent à Dartmouth en 1956, pas en tant qu’outil technologique, mais en tant que discipline scientifique.

Photo des pères fondateurs de l’IA, prise lors de la conférence de Dartmouth

L’IA devient alors une opportunité de rassembler chercheurs et chercheuses autour de la volonté de comprendre le fonctionnement de l’humain, par la copie de ses mécanismes, mais pas que, la discipline devient également une opportunité de faire accélérer la recherche de manière plus globale, en diversifiant ses sources de financement.

#4 – L’IA au quotidien depuis le Web 2.0

Quelques branches de l’IA	Description
Apprentissage automatique	Apprendre à partir de base de données, de manière plus ou moins encadrée : suggestion de publicité, de musique, de trajet en voiture
Traitement du langage naturel	Permettre aux ordinateurs de comprendre et générer le langage humain. Pas exemple, quand vous demandez à Chat GPT de résumer cet article de presse pour vous
Vision par odinateur	Donner aux machines la capacité de « voir » et de comprendre le contenu visuel, pour piloter un véhicule ou analyser une image médicale
Robotique	Créer des machines physiques autonomes, pour des tâches précises. Ce robot qui tond la pélouse, pour que vous puissiez faire vos mots croisés tranquilou sur le canapé
IA créative	Doter les machines de capacité de création, à partir d’une base d’images ou de vidéos : Dall-E, Midjourney, …
IA émotionnelle	Comprendre et simuler les émotions humaines. On les retrouve notamment intégrées aux robots qui nous servent des boissons au restaurant, dans certains jeux vidéos, ou appli de simulation de relation.

Chaque version de ces outils se heurte à de nombreux défis, à chaque lancement : les régulations étatiques, les cadres légaux, les attentes des utilisateurs, les impératifs des entreprises, les contraintes technologiques et les ressources disponibles.

De nombreux projets ont émergé, pour ensuite être abandonnés, comme l’IA de recrutement d’Amazon, l’IA Tay de Microsoft, ou encore Watson, l’IA d’IBM dédiée au traitement des cancers. Même des assistants virtuels populaires comme Siri et Alexa ont traversé des phases de « bad buzz » avant d’être optimisés. Cela montre que l’IA, bien qu’elle progresse rapidement, est encore dans une phase d’évolution où les itérations successives permettent d’affiner ces technologies pour répondre aux exigences complexes du monde réel.

Les MidJourney, Dall-E, Claude et ChatGPT d’aujourd’hui ne sont pas des versions définitives.  Les problématiques techniques, sociales et sociétales, que ces outils abordent, feront l’objet de régulations progressives. Elles nous donneront un cadre d’usage de plus en plus sécurisant et adapté aux mondes d’aujourd’hui.

EN RÉSUMÉ

Il serait réducteur de penser l’intelligence artificielle avec dualité. Elle n’est ni bonne ni mauvaise en soi. Elle est un miroir de nos propres comportements, valeurs, et préjugés. Elle reflète les complexités et les travers de notre propre nature.

Au-delà de tous les espoirs et inquiétude qu’on peut lui attribuer, l’IA n’est pas une révolution ni une menace, c’est surtout un super moyen de comprendre le fonctionnement humain, tout en faisant avancer d’autres disciplines de la Recherche.

Son impact dépendra de l’usage que nous en ferons : pour améliorer nos vies, ou pour créer de nouveaux dangers. Nous avons tous une certaine responsabilité en tant qu’utilisateur, de nous questionner et de nous informer sur les outils utilisant l’IA. Comment pouvons-nous, à notre échelle, améliorer l’entraînement des IA pour les rendre plus éthiques ? Quel comportement devons-nous adopter lors de l’utilisation de ces outils ? Comment pouvons-nous garantir les règles d’éthiques, tant dans notre consommation de la data que dans sa création, tout en sachant qu’elle finira par être ingérée par les IA ?

L’article L\’intelligence artificielle : Histoire, Réalités et Fantasmes est apparu en premier sur Cool IT.

Il faut qu’on vous avoue quelque chose…C’est très difficile à exprimer, alors nous irons droit au but ! L’Intelligence Artificielle ne sert pas à travailler, ni à prendre des décisions à votre place !

Pourquoi ? Parce que c’est tout simplement irréalisable pour l’instant. Les recherches autour des Intelligences Artificielles avancent d’année en année. Nous découvrons des programmes très impressionnants tels que ChatGPT, Lensa ou Dall•E, qui annoncent, pour le futur, de nouvelles opportunités de support au travail des Humains. Mais ce n’est pas une raison pour dire n’importe quoi sur les IA, et ce pour plusieurs raisons :

– Pour ne pas se fier à 100% aux contenus des IA, sans vérification ;
– Pour ne pas décevoir les utilisateurs ;
– Pour ne pas décevoir des investisseurs potentiels ;
– Pour ne pas limiter les IA à un sujet informatique ;
– Pour recruter des personnes qualifiées etc.

Vous l’aurez compris, plus vous utiliserez correctement les termes et le vocabulaire de l’Intelligence Artificielle, plus vous serez à même de ne pas vous faire avoir, ou de générer trop d’attente autour d’un projet d’IA.

On vous explique ?

#1 — Il n’y a pas une, mais DES Intelligences Artificielles

Au sens stricte, l’Intelligence Artificielle est un ensemble de théories, techniques et disciplines, dont l’objectif est de doter la machine d’une simulation d’intelligence humaine, sur plusieurs périmètres :

Des périmètres « pratiques »

• L’apprentissage ;
• La communication ;
• L’aide à la décision ;
• La résolution de problème ;
• La création ;
• La fabrication ;
• La prédiction…

Des périmètres « cognitifs »

• Ressentir
• Construire une opinion
• Exprimer des émotions
• S’adapter
• Tirer des leçons personnelles…

Au même titre qu’il n’y a pas un seul modèle d’intelligence chez l’Humain, il y a plusieurs modèles d’Intelligence Artificielle :

L’IA faible ou étroite – ANI

• Il s’agit des IA mises en œuvre aujourd’hui sur différents services : chatbot, moteur de recherche, outil de ciblage, reconnaissance faciale, reconnaissance vocale.
• Elles sont dites « faibles » car elles sont configurées en amont pour imiter une action unique, de manière automatique, à partir de bases de connaissance définies et encadrées.
• Elles ne sont pas pleinement autonomes, et nécessitent des vérifications.

L’IA forte ou générale – AGI

• Ce type d’IA n’est aujourd’hui qu’au stade du concept et de l’expérimentation.
• Pour passer d’une IA faible à une IA forte, il faudrait qu’elle soit en mesure de s’adapter à l’imprévu, apprendre d’elle-même, raisonner et comprendre « exactement » comme un humain, pour résoudre des problèmes, et réagir à des situations.

La super intelligence – ASI

• C’est l’IA de science-fiction, à savoir une IA qui agirait exactement comme l’Humain
• C’est l’IA qui aurait son individualité, et sa conscience propre, quitte à surpasser l’Humain, grâce à des capacités d’analyse et de ressenti qui lui seraient propre

Où est-ce qu’on veut en venir ?

• Il faut être vigilant dans la manière de présenter un projet d’IA, afin de ne pas décevoir l’utilisateur…ou des financeurs, avec une solution miracle
• On ne peut pas réduire l’IA à une discipline purement informatique et technique
• L’activité d’une IA doit toujours être supervisé et vérifié

Exemple d’abus
de langage

« Notre entreprise investit chaque jour dans des technologies IA de pointe »

• Sens n°1 / Catégorie Abus Gentil : Notre entreprise investit dans l’automatisation pour faciliter certaines tâches
• Sens n°2 / Catégorie Abus Abusé : Notre entreprise n’investit dans rien du tout, mais parler d’IA c’est bon pour l’image

« Notre CRM intelligent exploite des IA puissantes pour booster la relation client »

• Sens n°1 / Catégorie Abus Gentil : Notre CRM segmente bien vos fichiers clients, suggère des actions, automatise les envois d’e-mail
• Sens n°2 / Catégorie Abus Abusé : Les commerciaux ne connaissent pas bien le produit, mais maîtrisent les mots à la mode

« Notre solution IA, dopée à la Big Data, vous propose un véritable appui à l’aide à la décision »

• Sens n°1 / Catégorie Abus Gentil : Notre solution facilite la prise de décision, en organisant bien les données
• Sens n°2 / Catégorie Abus Abusé : Nous utilisons des anglicismes à la mode, pour vendre une solution qui fait de jolis tableaux de bords

#2 – Les notions à ne pas confondre

IA et Machine Learning

Le Machine Learning est un modèle d’apprentissage pour les IA. À partir d’un ensemble de données, d’algorithmes et de modèles mathématiques, le Machine Learning permet à un système informatique de réaliser des actions, sans être directement dirigé par l’Humain.

Le Machine Learning est exploité dans plusieurs champs d’application comme la reconnaissance vocale (Siri, Alexa), la vision par ordinateur (analyse d’images), la prédiction de résultats, la compréhension de langage naturel (chatbot), reconnaissance d’image (recherche inversée), le transport autonome, la recommandation, le ciblage publicitaire…

IA et Deep Learning

Le Deep Learning est un autre modèle d’apprentissage pour les IA. Ce modèle vise à intégrer des réseaux de neurones dits « profonds » pour permettre aux IA d’analyser des données, de manière plus subtile.

Contrairement au Machine Learning qui traite la donnée de manière linéaire, le Deep Learning apprend aux IA à traiter les données par couche, de plus évident au plus abstrait, comme un arbre de décision géant. On l’exploite aujourd’hui pour la reconnaissance d’image, la reconnaissance vocale, la compréhension de langage naturel, la génération de contenu, la traduction, la détection de fraude…

IA et Algorithme

En informatique, un algorithme est une suite d’étape que l’on rédige, qu’on modélise, à partir de différentes informations, pour qu’un système informatique génère des résultats ou des actions.
Les algorithmes ne sont pas des IA, mais une partie de ce qui les fait fonctionner.

IA et Automatisation

L’automatisation n’est pas qu’un procédé informatique, on peut automatiser des choses de manière mécanique, en faisant appel à l’électronique, sans utiliser de systèmes informatiques.

• En informatique, l’automatisation consiste à utiliser des algorithmes pour effectuer des tâches sans l’intervention directe de l’Humain. Exemple : l’envoi d’e-mail programmé
• Il n’y a pas systématiquement une IA derrière un système automatisé.

IA et Chatbot

Un chatbot est un programme informatique capable de converser avec l’Humain, en langage plus ou moins naturel. Pour ce type de service aussi, il n’y a pas systématiquement une IA derrière.

• Les chatbots, sans IA, fonctionnent plutôt comme une F.A.Q dynamique, avec des questions et des réponses pré-enregistrées, à partir de mots-clés.
• Les chatbots, qui intègrent une IA, analyse le langage, apprennent au fur et mesure des échanges, et sont en capacité d’affiner leur réponse.
• Les faux chatbots vous font échanger avec des Humains. Ceux sont des chats quoi !

L’article Bien utiliser les différents termes de l’Intelligence Artificielle est apparu en premier sur Cool IT.

Nous savons aussi que l’approche par le risque est une approche lourde pour bon nombre d’organisation, parce qu’elle peut être rapidement anxiogène.

Et pourtant ! Rien de mieux que la mise en situation pour comprendre les enjeux de sécurité ! Et ce, pour plusieurs raisons :

• Cela permet de se poser les bonnes questions ;
• Cela implique toute l’entreprise ;
• Cela permet de visualiser concrètement ce qu’on fait de bien et ce qu’on peut améliorer.

On va vous éviter les expressions bateaux, type « il vaut mieux prévenir que guérir », mais globalement, en sécurité informatique, les coûts du manque d’anticipation ou de sensibilisation peuvent être très importants pour votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Alors, dans quel contexte faut-il organiser un exercice de crise ? Sous quelle forme ? Avec qui ? Erwan Moyon vous fait part de son retour expérience, en tant qu’Ingénieur SI, anciennement Consultant en Sécurité des Systèmes d’information.

#1 — Qu’est-ce qu’un exercice de crise en cybersécurité ?

Un exercice de crise est une mise en scène, comme un jeu qui intègre différents acteurs d’une entreprise. Il se veut ludique et accessible.

Son objectif est de tester des situations de crise propre à l’entreprise pour mettre en avant des points d’amélioration, de sensibiliser et former les équipes à ce type d’évènements rares.

Dans le cadre de la cybersécurité, il s’agit d’organiser une mise en situation de cyberattaque ou de cyberincident.

#2 — Dans quel cadre doit-on organiser un exercice de crise ?

Il y a différentes situations qui peuvent justifier l’intérêt d’organiser des exercices de crises :

• Lorsque l’entreprise devient publiquement connue, cela attire les hackers et personnes malveillantes ;
• Lorsque l’entreprise a été hackée et a besoin de s’entraîner dans sa gestion de crise ;
• Lorsque l’entreprise s’apprête à lever beaucoup d’argents, ou dans le cadre d’une fusion-acquisition qui viendrait à modifier l’organisation de l’entreprise

#3 — Est-ce qu’il faut obligatoirement des spécialistes de la cybersécurité pour le faire ?

Les spécialistes sont les garants du suivi et de l’application des procédures de réponses à une crise. Ce n’est pas obligatoire, mais cela reste préférable pour :

– Conseiller la direction ;

– Définir des scénarii basés sur les tendances des cyberattaquants ;

– Investiguer et analyser les incidents qu’on va mettre en scène ;

– Accompagner les équipes IT et métier pour faciliter la communication et la remontée d’information ;

– Analyser les résultats de l’exercice et définir les plans d’amélioration et de sensibilisation

#4 — Quel type d’exercice de crise peut-on organiser ?

Il existe deux types d’exercice de crise : L’exercice sur table et l’exercice en réel.

Leur mise en place diffère en fonction des moyens de l’entreprise et de ses objectifs.

L’exercice sur table consiste à définir un scénario de crise propre à l’entreprise et de suivre une chronologie d’évènements. Ces évènements sont définis sur papier (ou PowerPoint).

Tous les participant•e•s vont devoir répondre à chaque évènement comme s’il était réel.

L’avantage de ce type d’exercice est qu’il est rapide à mettre en place et à simuler car il ne nécessite pas d’utiliser le système d’information.

L’exercice en réel est une mise en situation réelle. Par exemple, on peut installer un vrai sur une copie du système d’information. On va ensuite analyser en temps réel l’évolution du virus, ses impacts, les moyens à déployer pour le mitiger, la réaction des équipes etc.

L’avantage de ce type d’exercice est qu’il permet de tester le fonctionnement des logiciels de sécurité et d’analyser l’organisation de l’entreprise face à une cyberattaque.

En revanche, il nécessite un temps de préparation conséquent.

#5 — C’est quoi le déroulé classique d’un exercice de crise ?  

Un exercice de crise s’organise en plusieurs temps.

Il faut d’abord cadrer et définir des scénarii de crise : que souhaite-t-on évaluer ? Quel est l’objectif de l’exercice de crise ? De quel type d’intervenants a-t-on besoin ? Quels sont les moyens IT qu’on peut mobiliser ? Qui est disponible pour y participer ? En moyenne, il faut bien 1 à 2 mois de préparation

Ensuite, il faut mobiliser les équipes, sur des temps où elles sont réellement disponibles. Il ne faut pas oublier qu’un exercice, c’est comme un jeu de rôle ou une simulation, il faut vraiment être impliqué dedans pour cela fonctionne. Si les équipes ont d’autres priorités ou si elles sont prises de court, l’exercice va les contraindre plus que les sensibiliser.

Pour les mobiliser, il est essentiel de prendre le temps d’expliquer régulièrement l’objectif de l’exercice, mais surtout de présenter les bénéfices que cela peut avoir. Pour cela, il faut aussi prévoir un plan de communication interne, au moins 1 mois à l’avance, avec des rappels. Quitte à mettre en place une permanence, pour répondre aux questions des participants.

L’exercice en lui-même dure de 1 à 3 jours, en fonction des scénarii choisis.

À la fin de l’exercice, on réalise un bilan à chaud, comme à la fin d’une formation. On organise également une enquête quelques temps après l’exercice. Cette enquête permet de comprendre comment l’exercice a été vécu, évaluer le niveau de compréhension, évaluer la culture sécu de l’entreprise en cas de crise…

Enfin, on réalise également un bilan global, à froid, qui comprend les points d’amélioration, mais aussi les bonnes pratiques à maintenir. Ce bilan est censé être décliné en plan d’action.

#6 — Comment faut-il communiquer un exercice de crise ?

La communication est très importante lors de l’organisation d’un exercice de crise

Les personnes mobilisées ne sont pas nécessairement très sensibilisées à ce qu’est un exercice de crise, notamment sur des sujets informatiques. Elles connaissent les risques de leur activité, mais n’y pensent pas tous les jours.

Il faut favoriser une communication en plusieurs temps également, avant, pendant et après. On peut évoquer les enjeux de l’exercice, réfléchir à des messages ludiques, d’autant plus qu’un exercice est assez ludique !

#7 — Qu’est-ce qu’on fait après avoir mis en place l’exercice ?

Après avoir réalisé un exercice il faut :

– Tirer un bilan des points positifs (ce qui a fonctionné) et les points d’amélioration (ce qui a moins bien fonctionné)

– Maintenir une certaine transparence sur les bilans, en évitant d’enjoliver les points d’amélioration ; le but de l’exercice c’est d’apprendre de nos erreurs courantes

– Définir un plan d’action cyber : mise à jour de procédures, renforcement de la communication, amélioration des outils…

– Le must du must, c’est de prévoir d’autres exercices pour s’améliorer continuellement jusqu’à qu’il y ait une vraie culture de la cybersécurité dans l’entreprise

#8 — C’est quoi les bénéfices concrets d’un exercice de crise ?

Concernant la cybersécurité, c’est une opportunité pour l’entreprise de :

– Identifier les points d’amélioration

– Comprendre les problèmes de communication interne et de sensibilisation à la sécurité

– Mettre en place des bonnes pratiques de cybersécurité, en fonction de chaque activité, de chaque outil utilisé

– Sensibiliser l’entreprise à la gestion de crise et instaurer une culture sécurité

L’article Cybersécurité : à quoi sert un exercice de crise ? est apparu en premier sur Cool IT.

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En moyenne, il faut moins d’une seconde pour hacker un compte personnel, qui utilise un mot de passe trop simple. Pour une entreprise dont la gestion des mots de passe est faiblement sécurisée, le risque est le même.

Dans cet article, nous allons vous donner quelques pratiques fondamentales pour mettre en place une politique de gestion de mots de passe.

#1 — Définir un mot de passe complexe

Tout commence avec le bon choix du mot du passe ! Choisir un mot de passe sécurisé permet de :

• Réduire les risques qu’une personne malveillante accède à un compte utilisateur de l’entreprise ;
• Renforcer la sécurité des comptes administrateurs ;
• Intégrer la sécurité dans les bonnes pratiques professionnelles des collaborateurs.

Il y a plusieurs critères à intégrer dans son mot de passe, afin de garantir un niveau de sécurité suffisant :

• 12 caractères minimum ;
• Au moins 1 majuscule ;
• Au moins 1 minuscule ;
• 1 chiffre et un caractère spécial.

On vous l’accorde, il est difficile de retenir et d’innover constamment ce type de mot de passe. Pour cela, le plus simple reste d’utiliser un générateur de mot de passe, comme le générateur en ligne motdepasse.xyz ou les générateurs de logiciel de sécurité en ligne tels que Dashlane, 1password ou Avast.

#2 — Éviter la réutilisation de mot de passe

Même si le mot de passe est complexe, s’il vient à être compromis et divulgué sur internet, il devient inutilisable.

Les hackers utilisent des programmes pour automatiser leurs attaques et trouver les mots de passe.

Dès qu’ils ont en trouvé un, ils le réutilisent sur d’autres sites internet, et ainsi de suite. Les mots de passe volés sont soit revendus, soit utilisé pour compromettre les données de l’entreprise.

Il faut donc éviter au maximum la réutilisation de mots de passe, même avec quelques variantes, comme : « loulou22 », « loulou23 » … Les hackers anticipent également les variations possibles.

#3 — Utiliser un coffre-fort numérique

Avec la multiplication des outils en ligne, nous avons forcément une multiplication de mots de passe. Cette multiplication de mots de passe peut parfois mener à des failles dans la politique de mot de passe, ou l’utilisation de mémo matériel, très risqué : tableau Excel, post-it…

L’utilisation d’un coffre-fort numérique peut permettre de :

• Stocker l’ensemble des mots de passe sur un serveur sécurisé ;
• Générer aléatoirement des mots de passe complexes ;
• Se connecter sans avoir à saisir les identifiants et mots de passe ;
• Partager des données sensibles de manières sécurisées.

Le coffre-fort est protégé par un seul mot de passe maître à retenir. La perte ou la compromission de cet unique mot de passe peut être prise en charge par l’éditeur qui vous propose le coffre-fort.

Parmi les plus connus du marché, on retrouve : Dashlane, NordPass, KeePass, LastPass...

#5 – Éviter de passer par des systèmes tiers, non-dédiés à la sécurité

Google, Facebook, Twitter, LinkedIn… proposent tous des moyens de s’authentifier via leur propre système d’authentification. Le problème avec des services tiers, c’est la dépendance. Si ces derniers viennent à être attaqués, il y a un risque à ce que les accès de l’entreprise soient compromis.  

Il en va de même pour les navigateurs : Chrome, Firefox, Edge etc. Ces services sont régulièrement attaqués, et comportent régulièrement des failles de sécurité.

Pour les sujets de sécurité, comme les mots de passe, il vaut mieux privilégier des services dédiés à la sécurité (générateurs, coffre-fort…)

#5 – Activer la double authentification

On ne le répète jamais assez ! Le risque zéro n’existe pas ! On œuvre surtout à réduire les risques au maximum. Les pratiques citées ci-dessus permettent de réduire les risques de vol de mot de passe, mais ne l’empêche pas 100%

Pour renforcer la sécurité d’accès à un compte, il est également conseillé d’en renforcer l’accès via la double authentification.

Cette méthode de sécurité permet, au moment de la connexion à son compte, d’utiliser un second moyen d’authentification pour accéder à son compte. On vérifie doublement la personne qui devra se connecter via un SMS, un e-mail, une application en plus.

Les bénéfices de la double authentification sont multiples :

• Renforcer la sécurité des accès aux comptes sensibles de l’entreprise ;
• Empêcher l’accès à un compte même si le mot de passe a été volé ;
• Renforcer la sécurité en dehors du bureau.

Les méthodes de cyber hacking de mots de passe continuent de se perfectionner, au fil des années. Les attaques sont de plus en plus subtiles. Par exemple, on sait qu’aujourd’hui les hackers peuvent tenter de contrepasser la double authentification.

Pour réduire les risques de sécurité, les entreprises doivent impérativement s’armer d’une politique de gestion de mots passe robustes :

• Définir des mots de passes complexe ;
• Privilégier les coffres forts numériques ;
• Éviter les solutions tierces ;
• Sensibiliser les collaborateurs à la réutilisation ;
• Mettre en place la double authentification.

En complément de ces pratiques, on peut ajouter le renouvellement des mots de passe tous les 90 jours, afin de toujours garder un temps d’avance sur les attaques possibles. Sans oublier, de sensibiliser régulièrement les collaborateurs sur les différents risques et actualités cyber liés aux mots de passe.

L’article Pourquoi mettre en place une politique de gestion de mots de passe ? est apparu en premier sur Cool IT.

La plus importante et dernière en date concerne l’exploitation d’une vulnérabilité appelée Log4Shell. Cette vulnérabilité a été détectée dans le logiciel Log4Js, lui-même utilisé par le logiciel Apache, solution utilisée par des dizaines de milliers de site web.

Cet évènement a remis au centre des préoccupations les conditions d’utilisation des logiciels Open Source, les pratiques de maintenance et de financement.

#1 — Open Source, de quoi parle-t-on ?

Un logiciel Open Source, ou logiciel libre, est un programme informatique dont le code est publiquement accessible. N’importe qui peut y accéder, le modifier et en distribuer le code. L’Open Source existe depuis que l’informatique existe.

Le modèle de développement d’un logiciel Open Source est différent d’un logiciel propriétaire :

•  Il se repose sur le travail bénévole de communautés de développpeur·ses, à maintenir le code du logiciel sans demander de contrepartie financière
•  Il s’enrichit de manière collaborative, n’importe qui, tant qu’iel en a les compétences peut contribuer à améliorer le code
• Il est censé entièrement responsabiliser les utilisateur·rices, qui peuvent eux-mêmes l’exploiter comme iels le souhaitent

La fiabilité d’un logiciel Open Source est donc fortement associée aux développeur·ses qui le maintiennent. Les solutions les plus fiables, comme celles de Red Hat (1^er éditeur mondial de solutions Open Source), sont gratuits pour les utilisateur·rices les plus débrouillard·es, payants pour celles et ceux qui souhaitent bénéficier d’un service similaire à une version propriétaire.

En dehors de ce modèle, la gratuité totale peut amener à des problématiques de mise à jour, sécurité, de performance, d’ergonomie…

#2 — Que renforce les dernières cyber actus des problématiques du Logiciel Libre ?

Depuis Log4Shell, on réalise que les risques cyber, qui ciblent les failles de l’Open Source, peuvent être subtiles mais ne sont pas inédites. Tels que l’exploitation de codes vulnérables, le sabotage de logiciels, le découragement des développeur·ses…

Les raisons sont diverses :

• Peu ou pas d’audit interne en amont ;
• Peu ou pas de vérification de la qualité du code ;
• Surcharge de travail des développeur·ses Open Source ;
• Maintenance peu réalisée après la mise en production …

90% des programmes informatiques existants utiliseraient des modules Open Source pour fonctionner. Cela sous-entend que la majorité des programmes du marché sont dépendants de leur fiabilité.

Du fait de cette dépendance, il y a un réel enjeu à valoriser l’Open Source d’une part, et d’autre part à renforcer les politiques de maintenance.

3 — Pourquoi financer les développements Open Source ?

Le développement Open Source n’est pas gratuit pour ses créateur·rices. Il demande du temps, souvent pris sur le temps libre de développeur·ses passionné·es. Pour en tirer profit, il est primordial de valoriser les communautés qui font vivre ce milieu, afin qu’iels aient les moyens de proposer des solutions plus fiables.

Les modèles de rémunération peuvent être divers :

• Recruter un·e développeur·se et/ou un expert en interne pour travailler sur la maintenance ;
• Rémunérer directement les développeur·ses Open Source, si iels proposent des services de maintenance ;
• Financer des programmes Open Source : collectifs, formation, entreprise spécialisée, initiatives gouvernementales…

Néanmoins, il faut garder en tête que l’Open Source ne fonctionne pas pour tout. Cela requiert un véritable questionnement sur la dépendance informatique et sur sa propre politique de maintenance, de sécurité.

4 — Mais du coup, doit-on arrêter d’exploiter les logiciels Open Source ?

Non ! L’Open Source contribue à l’enrichissement de l’informatique.

Il permet :

• d’accélérer l’innovation
• de maintenir l’accessibilité logiciel aux organisations plus modestes
• d’expérimenter des produits

Ce n’est pas le modèle d’organisation qui est à revoir, mais l’exploitation des logiciels.  

Pour citer Sylvain Abélard, ingénieur logiciel chez Faveod : « Le soucis n’est pas les gratuit, c’est de mal exploiter le gratuit. »

Pour une meilleure exploitation des logiciels libres, il faut donc :

• Être en mesure de se responsabiliser, calibrer leur dépendance et investir davantage sur la maintenance, la sécurité
• Soit fournir des contreparties justes aux acteur·rices de l’Open Source

Ainsi, les organisations pourraient être en mesure d’entretenir un cercle vertueux. La traçabilité des développements contribueraient à la fois au maintien des valeurs de l’Open Source, mais aussi au maintien des organisations de ses exploitants.  

L’article Comment sécuriser son entreprise avec des logiciels Open Source ? est apparu en premier sur Cool IT.

Renforcé par l’évolution du travail hybride, le Flex office permet à l’entreprise de réduire ses coûts immobiliers, tout en proposant aux salarié-e-s des conditions de travail, elles aussi flexibles.

Il permet également de répondre à un besoin croissant des salarié-e-s de pouvoir travailler dans des conditions différentes, selon son organisation et ses tâches quotidiennes, elle dynamise également les échanges entre collègues.

D’un point de vue informatique, un plan d’action est nécessaire pour détailler l’ensemble des tâches attendues pour assurer une mise en place efficace, et faciliter au maximum l’accès aux outils de travail.

Ces différentes actions impliquent différents acteurs IT :

– Un-e chef de projet IT en charge de la coordination du projet, du planning, de l’analyse des coûts d’investissement et de l’organisation du déploiement

– Un-e responsable IT en charge de réaliser les inventaires logiciels et matériels

– Un-e responsable de la conduite du changement en charge à la fois de la communication avec les salariés et managers, de l’identification des points de blocages et de réticences, et de l’accompagnement au changement des services métiers et IT

– Un-e responsable des services généraux pour l’organisation de l’espace de travail

Le service IT est garant de la réalisation et de l’accompagnement des équipes dans la mise en place du flex office.

Les services métiers seront, quant à eux, régulièrement consultés durant la réalisation de ces actions.

#1 — Réaliser un inventaire du matériel informatique

La première étape à suivre, avant de lancer la mise en place du flex office, consiste à réaliser un inventaire du matériel informatique de l’entreprise et d’identifier le nombre de :

– Ordinateurs fixes et portables

– Appareils téléphoniques (smartphones et téléphones fixes)

– Bornes WIFI

– Decks et câbles de chargement d’ordinateurs

– Écrans d’ordinateurs

Il faut ensuite valider la mise à disposition pour chaque salarié-e d’un moyen de rangement sécurisé de leurs affaires. Les postes n’étant plus attribués, les salarié-e-s ont besoin de déposer leurs matériels et effets personnels dans un endroit qui leur est propre. Il faut prévoir pour chacun un casier sécurisé et de quoi transporter son matériel facilement.

#2 — Référencer les logiciels informatiques

Les logiciels informatique et systèmes de stockages de fichiers sont à inventorier pour identifier les manques et assurer la continuité d’activité des salarié-e-s.

Pour cela, il faut :

• Lister les solutions informatiques utilisées
• Identifier pour chaque logiciel, s’il est accessible à distance via une connexion internet
• Prévoir de faire évoluer ou de changer les logiciels qui ne permettent pas de travailler à distance
• Stocker les données sur un disque dur et/ou serveur externe géré par un infogérant, ou sur une solution cloud telles que Google Cloud Storage, OneDrive, Dropbox, IBM Cloud Storage…

#3 – Organiser l’espace de travail

Pour organiser l’espace, il faut dans un premier temps valider le nombre de postes « flex office » qui sera mis à disposition.

A l’issu de cette identification, il faut :

– Quantifier le nombre d’écrans par poste

– S’assurer de la mise à disposition d’un moyen de chargement de l’ordinateur

– Vérifier la qualité du réseau WIFI

L’espace de travail en mode flex office doit comprendre des espaces de réunion et des salles d’appel Même en flex office, les équipes maintiennent le besoin d’avoir des temps collectifs en réunion et des temps d’appel en espace individuel.

Il est également conseillé de prévoir un système de visioconférence performant pour le travail hybride (CISCO, Teams, OneDirect, Zoom…) qui permette aux salariés de maintenir la cohésion d’équipe, même dispersée. Attention cependant à l’effet réunionite ! Les visio doivent être plus brèves et plus cadrées pour rester pertinentes pour les salarié-e-s présents et à distance.

#4 – Identifier le coût d’investissement à réaliser

A l’issue de l’analyse et de la réalisation des précédents points, il est possible d’identifier le coût d’investissement pour la mise en place du flex office.

D’un point de vue matériel et réseau :

– Identifier les écrans et autres matériels manquants à acheter ou à remplacer

– Identifier les besoins d’investissement dans des solutions réseaux (bornes WIFI, changement d’opérateurs, renforcement de la fibre…)

Si l’entreprise utilise des téléphones fixes, le salarié-e doit pouvoir maintenir sa propre ligne privée. Pour cela il existe deux types de solutions :

– Passer sur des solutions de téléphonie VoIP (via TrunkSIP ou autres solutions)

– Passer sur des solutions de téléphonie SaaS qui redirigent les appels vers le poste utilisateur

Attention cependant, à bien encadrer et respecter les temps de disponibilités de chacun.

En cas d’usage d’ordinateurs fixes, il faudra soit envisager d’investir dans des solutions de virtualisation de postes de travail (VMware, Compufirst, Windows Virtual Desktop…) ou de remplacer le matériel par un ordinateur portable.

Concernant les logiciels, le changement de logiciels implique de :

– Valider les logiciels devant être remplacés

– Réaliser un benchmark pour valider les nouveaux logiciels

– Potentiellement investir dans une prestation de service, si l’équipe IT est surchargée ou en sous-effectif

– Décommissionner les anciens logiciels (arrêt et finalisation des contrats)

#5 – Déployer le Flex Office

A partir du moment où les inventaires sont réalisés, le coût d’investissement défini et que le mode d’organisation des équipes est identifié, la mise en place technique du flex office peut débuter.

Pour cela, il faut :

– Procéder à l’achat du matériel manquant

– Installer les nouveaux logiciels et migrer les systèmes informatiques

– Renforcer la communication auprès des équipes avec le partage d’un retroplanning, une communication et des échanges réguliers

– Organiser une semaine de tests sur les postes dédiés

– Prévoir un jour de télétravail le jour de la bascule

#6 – Accompagner au changement

L’accompagnement au changement débute dès le début de la mise en place du flex office, à savoir :

– Préparer une communication sur ce qu’est le flex office, ses impacts, avantages et ce que cela implique en termes de changement ;

– Identifier avec chaque manager l’impact organisationnel que cela va avoir ;

– Identifier les irritants et les contraintes ;

– Renforcer la communication interne de manière positive : apports dans les relations professionnelles, retours d’expériences, étude de situation… ;

– Planifier des temps d’échanges pour évaluer le bon déroulé du flex office : points d’attention, axes d’amélioration, état du matériel, état de la cohésion d’équipe…

Quel que soit la taille de l’entreprise, le flex office est un mode d’organisation qui nécessite un plan d’action concret, qui implique :

• Un inventaire du matériel ;
• Un référentiel des logiciels ;
• Une évolution des méthodes de management ;
• Des investissements immédiats ;
• Un plan de conduite du changement ;
• Une politique d’amélioration continue des conditions de travail.

Le retour sur investissement peut être rapide et permet à l’entreprise de revoir ses méthodes de management. Elle permet également à l’entreprise d’accélérer sa transformation digitale, de gagner en agilité dans la gestion de son Système d’Information.

Cela permet de mélanger des corps de métier qui discutent peu en temps normal.

Pour les équipes IT, c’est l’opportunité de valoriser davantage le rôle que les équipes jouent dans l’organisation du travail et ses mutations.

L’article Flex office : les étapes à ne pas manquer côté informatique est apparu en premier sur Cool IT.

Cette surestimation se décline en trois principes :

• La surestimation des effectifs ;
• La surestimation des compétences ;
• La surestimation de l’environnement technique.

Attention ! Nous ne parlons pas ici de « surestimation » au sens, « votre organisation est plus mauvaise que vous le pensez », pas du tout. L’idée de cet article est de vous sensibiliser à l’importance d’évaluer correctement les manques et les prérequis de votre organisation, avant de mettre en place un nouveau projet informatique.

On ne le dit jamais assez. Un nouveau logiciel, appli, système, ne solutionne pas les problèmes de fond, il les exacerbe ! C’est pour cela qu’il est important de prendre du recul à chaque nouveau projet et d’y intégrer toutes les personnes concernées.

Alors, comment savoir si on surestime le potentiel numérique de son organisation ? Quels sont les effets ? Comment y pallier ?

#1 Comment se décline la surestimation du potentiel numérique ?

Il y a 3 périmètres à prendre en compte :

• Les effectifs ;
• Les compétences ;
• L’environnement technique.

C. Le nombre de personne nécessaire pour travailler sur le projet

Le facteur de surestimation ?
o Recruter ou externaliser, en cas de problématique de planning ou d’organisation, plutôt que de réévaluer les charges de travail
– OU –
o Manque de moyens et/ou de professionnel•les disponibles (pour ce sujet-là, nous n’avons pas vraiment de solutions, mais il doit quand même être pris en compte)

Les effets ?
o Des surcoûts
o Un fort turn-over
o Des retards
o Désengagement des équipes

#2 Comment pallier ces différentes situations ?

A. Pour la surestimation des effectifs

• Avant de positionner les équipes, passer en revue les projets en cours et en retard
• Définir les plannings de manière collaborative, en tenant toujours des projets inachevés
• Valider régulièrement, auprès des équipes, que les niveaux de priorisation restent cohérents et réalisables
• Ne pas hésiter à mettre des sujets en pause ou à reporter des échéances, s’il n’y a pas d’autres alternatives

B. Pour la surestimation des compétences

• Passer en revue les compétences requises pour mettre en place un nouveau projet informatique, des équipes techniques, jusqu’aux utilisateurs finaux
• Valider la capacité de chaque partie prenante à comprendre et prendre en main les tâches qui vont leur être assignées
• Anticiper et bloquer du temps pour que les parties prenantes puissent monter en compétences, si la solution le requiert
• Anticiper et bloquer du temps pour accompagner les utilisateurs finaux

C. Pour la surestimation de l’environnement technique

• Évaluer sa dette technique
• Définir des critères de compatibilité et de sécurité
• Réaliser des mises à jour
• Réaliser des tests de manière systématique et structuré
• Réaliser des sauvegardes régulières
• Définir un plan de maintenance et des modalités de support
• Communiquer régulièrement sur l’arrivée d’une nouvelle solution et les imprévus éventuels : indisponibilité, coupure de connexion, perte de données…

L’article Pourquoi faut-il faire attention à la surestimation de son potentiel numérique ? est apparu en premier sur Cool IT.

            En effectuant des recherches, je me suis aperçue que la problématique d’assimilation du vocabulaire, dans l’IT, était certes connue, mais rarement traité. L’utilisation d’un même vocabulaire est pourtant nécessaire pour que les équipes travaillent ensemble. Au sein de l’agence, avec mes responsables, créer un glossaire des mots qui m’étaient inconnus, s’est avéré être la solution la plus pertinente pour y remédier.

 À partir de mes recherches et de mon expérience d’intégration, je vais vous partager dans cet article, les solutions que j’ai testé et approuvé pour mieux vulgariser le jargon informatique.

#1 – Pourquoi faut-il créer un jargon technique commun ?

Il y a plusieurs situations de travail où se comprendre est indispensable pour le bon déroulement d’un projet, d’une présentation, ou d’un environnement de travail serein. Par exemple, il est probable que le service comptabilité ne comprenne certains termes du jargon IT. Ce qui peut poser un problème quand iels souhaitent remonter des problèmes techniques ou appréhender de nouveaux logiciels.

Par ailleurs, certains anglicismes, très présents dans l’informatique, peuvent être porteurs de mauvaise compréhension, surtout quand l’équivalent en français existe ou qu’il s’agit d’un mot inventé dans le cadre d’un projet.

Dès la prise de poste, une bonne compréhension du jargon de l’entreprise permet aux nouveaux salarié•es de mieux comprendre son environnement de travail, les orientations de son poste, savoir quand et comment poser des questions, mais surtout comment remonter correctement des informations.

Les effets d’une mauvaise compréhension des mots ont plusieurs effets :

• L’accumulation de retard, dû aux allers-retours générés par les incompréhensions ;
• Le désengagement des équipes, par fatigue des mots complexes ;
• Le mauvais ciblage des recrutements, par incompréhension des fiches de poste, qui peut se répercuter sur l’intégration ;
• Le développement de travail invisible, à savoir passer plus de temps à comprendre ce qu’on nous dit, plutôt qu’à réaliser ses tâches ;
• La perte de cohésion, entre les initiés et les apprenants…

Il s’agit alors d’aller au plus simple pour que tout le monde puisse se comprendre. La solution : la vulgarisation systématique des termes techniques, ou la co-création d’un jargon commun. Deux solutions sont possibles : désigner des référent•es pour traduire les termes ou mettre en place une démarche collective de vulgarisation.

#2 – Faciliter les questions

• En réunions

Pour éviter les hors sujets, les réunions peuvent être un moment propice pour valider une compréhension commune des enjeux techniques. Pour cela, le plus simple est d’accorder un temps de questions-réponses et de permettre d’échanger avec un•e référent•e, lorsqu’interviennent des termes inconnus. Cela permet d’appréhender sereinement le reste des échanges, et de ne pas prendre le risque de clôturer la réunion sur une incompréhension.

• Dans les échanges quotidiens

Lors d’une prise de poste notamment, il vaut mieux vérifier régulièrement qu’un terme technique signifie la même chose pour tout le monde.

En effet, Erwan Moyon, ingénieur informatique témoigne : « Il y a une réelle nécessité de reformuler régulièrement ce que je dis, avec du vocabulaire basique, pour que le métier puisse bien comprendre la situation et les enjeux des équipes IT. Même pour les équipes IT entre elles, on n’utilise pas forcément les mêmes mots pour les mêmes outils : la marque du logiciel, le fonctionnement, etc. Au fil des expériences, je me rends compte qu’un quiproquo sur deux, vient d’un décalage de définition. Depuis plusieurs années, j’appréhende mes missions en prenant le temps de formaliser le jargon de chacun, pour savoir quel vocabulaire utilisé avec qui. Cela favorise une compréhension plus rapide des besoins, des incidents, etc. ».

• Dans l’élaboration des consignes de travail

Lors d’une prise de poste :

Pour la recrue, il est essentiel qu’elle prenne le temps de consulter la documentation des processus, lorsqu’elle est documentée. Si ce n’est pas le cas, cela devrait être remonté aux managers, et enclencher des échanges pour bien les comprendre.   

Pour l’employeur, il est important de vérifier que les consignes données ont été bien comprise : soit en pointant la documentation, soit en prenant le temps de reformuler son propre vocabulaire. Prendre ce temps à cette étape évitera d’en perdre plus tard.

Lors de la répartition des tâches :

Pour le donneur d’ordre, vulgariser les tâches restent un travail constant, pour éviter d’avoir à reprendre le travail des équipes et limiter les conflits. Pour Fen Rakotomalala, consultante informatique, il faut « systématiquement demander si les tâches sont comprises […] Dans mon cas, c’est au moment des Sprint Meeting et Sprint Review. Je crée les tâches de mon côté, puis je bloque toujours un temps pour demander à mes équipes si mes tickets sont clairs. Si oui, je garde la structure et les termes utilisés, si non je les reformule, d’après ce qu’iels comprennent.».

Lors de la définition des process :

La définition de process commun peut contribuer à la formalisation d’un jargon commun. Pour ce faire, on peut procéder de manière collaborative. Plusieurs questions se posent alors pour co-construire ces process : Qu’est-ce qui est documenté ? Qu’est-ce qui ne l’est pas ? Quelles tâches sont systématiquement incomprises ? Quel est le meilleur support de mutualisation à utiliser, en fonction de la maturité digitale de chacun ?

#3 – Créer et alimenter un glossaire commun

« Le devoir d’un développeur est de vulgariser son travail de manière à le rendre compréhensible pour tous, mais ce n’est pas toujours chose aisée. » témoigne Nicolas BRONDIN-BERNARD, ingénieur indépendant. Pour cela, quoi de plus simple et d’universel, qu’un glossaire commun ! Il s’agit de répertorier et de noter tous les mots incompris, ou considérés comme complexes, puis de les classer idéalement par thématique et ordre alphabétique.

On peut agrémenter le glossaire d’un canal de communication commun, pour remonter de nouveaux mots à définir, et pour le maintenir à jour si certains mots viennent à évoluer.

Ces définitions peuvent ensuite faire l’objet d’une communication interne régulière. Ainsi, chaque personne peut s’y tourner dès qu’un mot lui paraît obscure. Chaque personne peut aussi s’y référer, avant de remonter une information, pour valider qu’elle l’a formulé correctement. Dans le cadre d’une prise de poste, le glossaire peut également être intégré au Kit de bienvenue.

Le glossaire peut être rédigé de différentes manières :

• De manière collaborative :
  • Vous pouvez organiser un atelier avec les équipes informatiques et leurs interlocuteurs, afin que chacun formalise les mots incompris, leurs définitions, leur classification et le format de diffusion du glossaire ;
  • Vous pouvez mettre en place un espace d’échange permanent où les moins initiés peuvent librement demander une définition, puis les experts répondent ;
  • En amont de chaque projet informatique, vous pouvez aussi rassembler les parties prenantes, pour qu’elles définissent ensemble le jargon qui sera employé au cours du projet.

• De manière unique :

Une personne peut être nommée responsable de ce glossaire. Les équipes lui remontent alors les mots à définir. Ensuite, soit elle les connait et les définie, soit elle demande au service concerné de les traduire. Ce sera à elle de les rentrer dans le document prévu comme glossaire.

En fonction de la demande, cette mise à jour peut être mensuelle ou trimestrielle. C’est à votre entreprise de définir la récurrence de cette tâche.

• Sur quelle plateforme ?

Afin que le glossaire soit utilisé, il est essentiel de le diffuser via un format qui puisse être facilement mis à jour et diffusé à l’ensemble de l’entreprise :

• Un intranet via des solutions type Sharepoint ou Notion : dans un onglet accessible à tous, prévoir une page partagée, où les mots incompris sont définis et classés par section
•  Un drive commun : possibilité de créer un dossier où chaque fichier est géré par un pôle métier différent. De cette façon, chaque pôle est responsable de la vulgarisation des termes, qui posent des incompréhensions aux équipes avec lesquelles ils interagissent
• Une newsletter ponctuelle : avec un format ludique, une newsletter peut permettre d’informer sur un rythme régulier les définitions du moment, leur évolution, leur champ d’exploitation…
• Des vidéos : si vous en avez les moyens techniques et financiers, animer les définitions en vidéos, en les classant par thème, par métier, peuvent permettre de mieux schématiser un processus, une technologie, une méthode…

#4 – Pour aller plus loin.

Vous pouvez consulter notre manière de décrypter et de rendre plus accessible des mots purement techniques au grand public.

#CoolLeMot : C’est quoi un Algorithme ? Cliquer ici 

#CoolLeMot : C’est quoi la Blockchain ? Cliquer ici

#CoolLeMot : C’est quoi un Malware ? Cliquer ici

Chaque secteur a un jargon qui lui est propre. Pour pouvoir travailler simplement, sans quiproquo, le mieux est d’utiliser les mêmes termes, pour les mêmes usages. Lorsque la communication est difficile, cela peut avoir plus effets sur les équipes :

• Des conflits à la suite d’une frustration liée à l’incompréhension
• La rétention d’informations ou un mauvais timing de remontée d’informations ;
• Des retards dans le déroulement d’un projet.

Pour impliquer toutes les équipes dans la vulgarisation du jargon informatique, un glossaire des termes purement techniques, régulièrement mis à jour, peut contribuer à limiter les quiproquos.

Pour cela, plusieurs solutions possibles :

• Faciliter les échanges autour des jargons informatiques ;
•  Privilégier des démarches collaboratives dans la définition de process, répartition des tâches…
•  Définir un glossaire commun et le diffuser sur des supports ciblés en fonction des activités qui gravitent autour des projets informatiques.

Même avec un glossaire, il est important de veiller régulièrement à ce que toutes les informations partagées, au cours d’un projet informatiques, soient comprises par tous : les équipes IT entre elles, de l’IT au Métier mais aussi du Métier à la direction.

Si elle n’a pas de bagage informatique, ce n’est pas forcément à l’équipe de communication de se charger de reformuler les termes techniques. L’équipe de communication a un rôle de centralisation, mais aura toujours besoin des équipes IT pour le contenu, des équipes métier pour évaluer leur pertinence. D’où l’importance que tout le monde soit bien formé et sensibilisé aux jargons informatiques.

L’article Comment vulgariser les jargons informatiques en entreprise ? est apparu en premier sur Cool IT.